Work System respecteert uw privacy en zorgt ervoor dat u ons met een gerust hart uw gegevens kunt toevertrouwen. Work System streeft er daarom altijd naar uw persoonsgegevens optimaal te beschermen en te voldoen aan alle geldende wet- en regelgeving. Openheid staat hoog in het vaandel bij Work System en daarom willen we dat u begrijpt hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt.

In deze Privacyverklaring die geldt voor alle klanten van Work Systems in Zweden leggen we uit hoe uw persoonsgegevens worden gebruikt in het kader van het aanvragen van een offerte of het kopen van onze goederen en/of diensten, het bezoeken van de site/website of bij een andere contactopname met ons.

Work System werkt voortdurend aan privacykwesties en dit beleid kan daarom worden bijgewerkt. Hier vindt u altijd de meest recente versie van het privacybeleid.

Bij vragen of opmerkingen kunt u altijd contact met ons opnemen.

Work System Sweden AB, org. nr. 556782-6713, met adres Industrivägen 11B, 561 61 Tenhult, is de gegevensbeheerder verantwoordelijk voor het gebruik van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring en uitgevoerd onder het handelsmerk Work System.

Als u persoonsgegevens rechtstreeks verstrekt aan een van de Work Systems-partners zoals ProPartners zijn deze zelf verantwoordelijk voor de persoonsgegevens.

De persoonsgegevens die worden verwerkt, hangt af van het feit of u als particulier of als bedrijf handelt. Ook de bedrijfsvorm kan belangrijk zijn. U kunt bijvoorbeeld een individueel bedrijf vertegenwoordigen, maar de gegevens van het bedrijf kunnen hetzelfde zijn als persoonsgegevens.

Wanneer u een bezoek brengt aan https://www.worksystem.se, een offerte aanvraagt, onze producten en/of diensten koopt, of anderszins contact opneemt, stemt u ermee in dat wij informatie verzamelen over u en/of het bedrijf dat u vertegenwoordigt. Deze informatie kan bestaan uit:

• Persoonsgegevens: Volledige naam, e-mailadres, telefoonnummer, burgerservicenummer, adres, postcode, plaats, kenteken, klantnummer, geolocatie

• Bedrijfsgegevens: Ondernemingsnummer, bedrijfsnaam, adres, postcode, plaats, kenteken, klantnummer, branche, factuurgegevens zoals factuuradres en referentiepersoon

• Financiële gegevens: Betalingsgegevens en, indien van toepassing, gegevens over de betalingsgeschiedenis en kredietwaardigheid van het bedrijf/de particuliere klant. De kredietbeoordeling wordt uitgevoerd door Work System op basis van gegevens van Creditsafe.

• Interactiegegevens: Gegevens met betrekking tot de gebruikersinteractie zoals: technische gegevens, cookiegegevens, IP-adres, apparaatinformatie en gebruikersgeschiedenis.

Wanneer u persoonsgegevens verstrekt aan Work System worden deze gegevens op een verantwoorde wijze en met rechtsgrond gebruikt:

• Beheer en administratie van uw aankoop

Bij de aankoop van onze producten/diensten verwerken wij uw gegevens om de zakelijke relatie met u na te komen en te beheren in overeenstemming met de overeenkomst. We verwerken ook gegevens om betalingen in rekening te brengen, facturen te verwerken, fouten te verhelpen en andere incidenten te behandelen en in het kader van eventuele claims voor herroeping, reclamatie, vorderingen of garantie. Het kan ook gaan om vervolgvragen en enquêtes over hoe u onze producten en/of diensten hebt ervaren. De gegevens kunnen ook worden verwerkt om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zoals consumentenwetgeving en de wettelijke basis van onze koopovereenkomst met u.

Rechtsgrondslag: Uitvoering van contracten en wettelijke verplichtingen

• Voor het beheer van de offertes

Als u een offerte bij ons aanvraagt, worden uw persoonsgegevens gebruikt om de offerte te beheren, op te volgen en actie te ondernemen voordat een contract wordt gesloten.

Rechtsgrondslag: Rechtmatig belang en toestemming

• Andere communicatie over producten/diensten

We verwerken ook gegevens in het kader van elke andere contactopname met u. Dit kunnen bijvoorbeeld vragen zijn over de producten, chatgesprekken met de klantenservice en telefoongesprekken. Het kan ook gaan om diensten die verband houden met uw aankoop, zoals herinneringen in de vorm van mailingen voor een afspraak in de werkplaats.

Rechtsgrondslag: Uitvoering van contracten/verplichtingen en legitiem belang

• Marketing, evenementen en wedstrijden

We verwerken verschillende soorten gegevens om met u als klant te communiceren, bijvoorbeeld via marketing. Marketing kan plaatsvinden via brieven, telefoon, sms'jes, e-mails en sociale media. Het kan ook gaan om het beheer van wedstrijden en evenementen. Voor deze doeleinden kunnen we ook statistieken samenstellen die nodig zijn voor analyse.

Rechtsgrondslag: Rechtmatig belang en toestemming

• De aankoop- en serviceaanbiedingen en technische systemen die wij aanbieden evalueren en ontwikkelen

Gegevens kunnen worden gebruikt om de gebruikerservaring te verbeteren en onze producten/diensten te evalueren. Op basis van deze gegevens kunnen we ook statistieken en analyses samenstellen.

Rechtsgrondslag: Rechtmatig belang en toestemming (bijvoorbeeld cookies)

• Om misbruik te voorkomen

We verwerken gegevens om de veiligheid te garanderen van al onze diensten/producten en om verschillende soorten onrechtmatig en oneigenlijk gebruik te detecteren of te voorkomen die in strijd zijn met onze voorwaarden. De gegevens kunnen ook worden gebruikt om bijv. misbruik of fraude te voorkomen.

Rechtsgrondslag: Uitvoering van overeenkomsten en wettelijke verplichtingen

• Om te voldoen aan de wet- en regelgeving

We verwerken gegevens om te voldoen aan onze wettelijke belasting- en boekhoudverplichtingen en/of andere wettelijke verplichtingen.

Rechtsgrondslag: Wettelijke verplichtingen

• Voor het uitvoeren van wervingsprocessen

De persoonsgegevens die u ons in uw sollicitatie verstrekt, worden verwerkt om uw sollicitatie te kunnen verwerken en om contact met u op te nemen tijdens het wervingsproces. Dit kan bijvoorbeeld uw naam zijn, contactgegevens, idenititeitsnummer en informatie met betrekking tot uw arbeidsgeschiedenis, vaardigheden, kwalificaties en/of andere informatie in uw begeleidende brief/CV.

Rechtsgrondslag: Rechtmatig belang en toestemming

Naast de hierboven beschreven verwerking geldt het volgende specifiek voor de app CONTROL, die wordt gebruikt om apparaten uit de productfamilie CONTROL te configureren en te bedienen.

Bij het aanmaken van een account in de app verzamelen wij alleen uw e-mailadres. Via de app verzamelen wij geen locatiegegevens, apparaatinformatie, contactenlijsten, gebruiksgedrag of advertentie-identificatoren.

• Aanmaken en beheren van uw gebruikersaccount in de app – uitvoering van contracten

• Inloggen in de app – uitvoering van contracten

• Belangrijke operationele en beveiligingscommunicatie met betrekking tot de app – rechtmatig belang

Wij gebruiken uw e-mailadres in de app niet voor tracking over andere apps of websites heen, profilering, marketing/advertenties of het delen met datahandelaren of advertentienetwerken.

Wilt u uw Work System CONTROL-account en de bijbehorende gegevens verwijderen? Stuur een e-mail naar info@worksystem.se met als onderwerp „Account verwijderen – Work System CONTROL”. Wij bevestigen en voeren de verwijdering binnen 30 dagen uit. Voor uw overige rechten en hoe u een klacht indient, zie de onderdelen „Uw rechten” en „Klachten en toezichthoudende autoriteit” hieronder.

Work System CONTROL maakt geen gebruik van Apples App Tracking Transparency (ATT), omdat de app gebruikers niet volgt over andere apps of websites heen.

De app maakt geen gebruik van diensten of SDK’s van derden die persoonsgegevens voor eigen doeleinden verzamelen.

Work System deelt uw persoonsgegevens alleen wanneer dit wettelijk verplicht is of anderszins verenigbaar is met de geldende wetgeving. Persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derden.

Om onze verplichtingen ten opzicht van u als klant na te komen, kunnen wij beroep doen op leveranciers of onderaannemers. In deze gevallen is de onderneming/machtiging ofwel een zelfstandige gegevensbeheerder ofwel heeft deze een overeenkomst afgesloten inzake de verwerking van uw gegevens met de garantie dat de nodige veiligheidsmaatregelen zijn getroffen om uw gegevens te beschermen. De ondernemingen die ons hierin bijstaan, zijn, onder meer, transport-/logistiekbedrijven, kredietinstellingen, marketingleveranciers of overheidsinstanties.

Work System beperkt de overdracht van persoonsgegevens naar landen buiten de EU/EER tot een minimum en als dit gebeurt, moeten de gegevens worden behandeld op hetzelfde niveau als de bescherming die in de EU/EER wordt geboden.

Work System verwerkt persoonsgegevens om u de best mogelijke service te kunnen bieden en onze belofte na te komen aan u als klant. De opslagduur varieert voor verschillende soorten persoonsgegevens en is bijvoorbeeld afhankelijk van de behoefte van het bedrijf aan de gegevens en de wettelijke en contractuele vereisten. Work System kan om welke reden dan ook persoonsgegevens in specifieke gevallen langer bewaren, bijvoorbeeld om eventuele klachten/geschillen op te lossen of om anderszins aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Onze procedures moeten ervoor zorgen dat de opslagduur en onnodige taken zoveel mogelijk worden beperkt.

• De aankoop-, order- en gebruikersgeschiedenis worden gedurende 10 jaar bewaard als de gegevens niet worden geanonimiseerd.

• Gegevens met betrekking tot aanvragen van de klantenservice worden bewaard totdat de zaak is afgesloten of na 8 jaar verwijderd.

• Als u geen klant bent van Work System, maar bijvoorbeeld onze website bezoekt, ontvangt Work System toestemming van u voordat we u registreren. De relevante informatie die Work System van u verzamelt, wordt gedurende maximaal 5 jaar opgeslagen.

Work System neemt de juridische, technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens niet worden gemanipuleerd, dat ze niet verloren gaan of dat onbevoegden er geen toegang toe hebben. Bij ons wordt de informatie alleen beheerd door mensen die deze nodig hebben voor hun taken. Onze veiligheidsprocedures worden voortdurend bijgewerkt en aangepast naargelang de technologische ontwikkelingen.

We willen open en transparant zijn en u hebt te allen tijde het recht een uittreksel van het register op te vragen van de persoonsgegevens die over u zijn opgeslagen. Als we een verzoek om informatie ontvangen, kunnen we extra informatie van u vragen om zeker te zijn dat de informatie aan de juiste persoon wordt doorgegeven.

Naast een uittreksel van uw persoonsgegevens hebt u recht op:

• rectificatie, beperking of bezwaar aantekenen tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld, als de verzamelde gegevens onjuist zijn, een overeenkomst werd ingetrokken of bij een weigering van uiteenlopende soorten marketing.

• Verzoek tot verwijdering van uw gegevens, voor zover dit in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving en de met u gesloten overeenkomsten;

Work System streeft er altijd naar te voldoen aan uw verzoek, maar in sommige gevallen kunnen gegevens niet worden gewist, bijvoorbeeld vanwege de naleving van de toepasselijke wetgeving.

Als u van mening bent dat we uw persoonsgegevens op een onjuiste manier hebben verwerkt, kunt u altijd contact met ons opnemen via Work System.

Als u een klacht hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met de privacybeschermingsautoriteit (www.imy.se) die op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming verantwoordelijk is voor toezicht.

Wij streven er altijd naar u duidelijke en nauwkeurige informatie te geven over onze verwerking van uw persoonsgegevens. Aarzel niet contact met ons op te nemen als u vragen of verzoeken hebt om uw rechten uit te oefenen. U kunt onze klantenservice bereiken via info@worksystem.se of telefonisch: +46 10 333 35 44.

2026-09-24: Informatie over de privacy in de app CONTROL is aan het beleid toegevoegd.